عصر ایران / مدسه کار و کسب ؛ سیدمحمد حسینی* -  بسیاری از اوقات در محیط کار لازم می‌شود که حجم قابل‌توجهی از اعداد و ارقام و نمودارها را در قالب یک مجموعه اسلاید ارائه کنیم. گاهی این ارائه به صورت شفاهی انجام می‌شود و گاهی اسلایدها را می‌سازیم و پرینت می‌گیریم و به شکل مکتوب در اختیار دیگران قرار می‌دهیم.

جالب این‌جاست که روندِ تهیه‌ی این گزارش‌ها و اسلایدها معمولاً سرنوشت مشابهی پیدا می‌کند: ساعت‌ها و بلکه روزها درگیر استخراج و گردآوری اعداد و ارقام و آمارها می‌شویم. سپس در عرض چند ساعت آن‌ها را داخل چند اسلاید «می‌ریزیم» و به هر زور و زحمتی شده یک گزارش می‌سازیم.

این روش بسیاری از ماست: اعداد را انتخاب کن و با چند کلیک، نمودار نهایی را جایی در میانه‌ی صفحه قرار بده.

اما آیا واقعاً استفاده از تنظیمات پیش‌فرض برای تولید یک نمودار تأثیرگذار کافی است؟

نمودار کشیدن هم به دانش و تخصص نیاز دارد؟

انسان ها ممکن است با خود بگویید مگر نمودار کشیدن هم به دانش و تخصص نیاز دارد؟ نرم‌افزارهایی مثل اکسل و پاورپوینت به انبوهی از ابزارهای ترسیم نمودار مجهز هستند و کافی است با چند کلیک، اعداد و ارقام خود را به نمودارهای زیبا و خوش‌ رنگ و لعاب تبدیل کنم.

نمودار زیر  - از متن کتاب  داستان‌پردازی با داده‌ها - نمونه‌ای از همین نمودارهایی است که با چند کلیک تولید می‌شوند:

اما آیا نمودار بالا به اندازه‌ی نمودار زیر – که با فکر و تحلیل و ایده‌پردازی ترسیم شده – گویا است و پیام خود را به شکل واضح و شفاف می‌رساند؟

تقریباً تمام حرف کول نافلیک در کتاب داستان پردازی با داده ها همین است. او تأکید می‌کند داده‌ها یک سرمایه‌ی ارزشمند و تأثیرگذار هستند و ارزش دارد وقت بیشتری برای نمایش‌شان بگذاریم.

ارزش دارد از خودمان بپرسیم مخاطب من کیست؟ دغدغه‌هایش چیست؟ می‌خواهم بعد از دیدن این داده‌ها به چه نتیجه‌ای برسد؟ می‌خواهم چه پیامی به او منتقل شود؟ چه می‌توانم بکنم که با کمترین زحمت، بیشترین دریافت اطلاعات را از ارائه‌ی من داشته باشد؟

متوجه ساختار اصلی باشید

کاملا متوجه این قضیه شوید که چه قشری از مردم مخاطب شما هستند، به چه چیزی نیاز دارند و شما چگونه می‌توانید با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. حالا می‌توانید به درستی تصمیم بگیرید که چه نوع داده‌ای به شما کمک می‌کند. برای بسترسازی محتوایی که قصد تولید آن را دارید از مواردی مثل داستان‌های 3 دقیقه‌ای، ایده‌های بزرگ و ربط دادن داستان به محصول خود کمک بگیرید. به مثال‌هایی که در زیر آمده توجه کنید:

•  به دنبال صید مرواریدها باشید! اطلاعاتی به مخاطبین خود بدهید که دوست دارند در مورد آن‌ها بدانند.
• حتما در مورد داده‌ی شما داستانی وجود دارد، این داستان را با تصویر و کلمات زنده کنید.
• تقریبا هر کسی قادر است داده‌ها را به شکل گراف دربیاورد، از این روش استفاده کنید.
• وقتی داده‌ای را به مخاطبین پرزنت می‌کنید، مطمئن شوید که بعد پایان صحبت شما متوجه شده‌اند که دقیقا چه شنیده‌اند. اجازه ندهید برای خودشان تصمیم بگیرند، شما متخصص این هستید که داده‌ها را در ذهن آن‌ها جای‌گذاری کنید. متوجه تفاوت یک ارائه‌ی زنده و یک ارائه به شکل نوشته باشید.در یک ارائه‌ی زنده امکان پرسش سوال توسط مخاطبین وجود دارد اما در یک نوشته شما خودتان باید در جایگاه مخاطب قرار گرفته و به تمام سوالاتی که ممکن است برای او پیش بیاید پاسخ دهید.

بستر تصویری مناسب انتخاب کنید

بعد از اینکه متوجه ساختار و بدنه‌ی اصلی شدید حالا نوبت آن رسیده تا به نیازهای مخاطبین فکر کنید. آن‌ها می‌خواهند در مورد چه چیزی بدانند؟ حالا به این فکر کنید که کدام بستر تصویری مناسب نمایش این داده‌ها است، این نکته را هم در نظر بگیرید که مردم ساده‌ترین و سریع‌ترین روش دریافت داده‌ها را می‌پسندند.

مثالی را با هم ببینیم:

•  متن ساده: وقتی فقط یک یا دو موضوع برای اشتراک‌گذاری دارید.
• جدول: وقتی قصد دارید واحدهای مختلف را مقایسه یا اندازه‌گیری کنید.
•  Heat map هیت مپ: هنگامی که می‌خواهید داده‌ها را با قالب رنگی برای مخاطب تجسم کنید.
•  چارت ستونی: به راحتی قابل فهم است که کدام دسته‌بندی بزرگتر یا کوچکتر است.

ریخت و پاش ها را مرتب کنید

به‌دنبال داده‌هایی باشید که ارزش اطلاعاتی ندارند و آن‌ها را حذف کنید. بهم‌ریختگی و اطلاعات زائد تصویری حواس مخاطب را از پیام اصلی و هدف دور می‌کند.
اصول ادراک بصری به شما کمک می‌کند متوجه شوید مردم چگونه می‌بینند سپس عناصر غیرضروری را شناسایی و حذف کنید.

•  فیزیکی: ما تمایل داریم اشیایی که از نظر فیزیکی به هم شبیه‌اند را جزوی از یک گروه تصور کنیم.
•  شباهت: اشیایی که رنگ، اندازه، شکل و جهت یکسان دارند بخشی از یک گروه تلقی می‌شوند.
•  محصور شدن: تصور ما این است که اشیایی که باهم محصور شده‌اند به یک گروه تعلق دارند.
•  بسته بودن: این نظریه بر این باور است که مخاطبین چیزهای ساده را دوست دارند چیزهایی که قابلیت این را دارند در ساختارهای ذهنی ما جا بیوفتند.
•  تداوم: هنگام تماشا کردن اشیا، چشمان ما همیشه دنبال هموارترین مسیر است.
•  اتصال: وقتی اشیا از نظر فیزیکی شبیه و در یک گروه باشند برای ما جالب‌ترند.

توجه مخاطب را به قسمتی که می‌خواهید جلب کنید

از قدرت مواردی مثل رنگ و اندازه برای نشان دادن آن چیزی که برای شما مهم است استفاده کنید.

•  سایز: سایزها نسبت مستقیمی با اهمیت داده‌ها دارند.
•  رنگ: رنگ یکی از فاکتورهای بسیار مهم برای جلب توجه مخاطبین است.
•  جایگاه: نقاطی که داده‌ها در آن قرار می‌گیرند اهمیت بسزایی در دیده شدن آن‌ها دارند. سعی کنید داده‌ها را در الگوی Z قرار دهید.

مثل یک طراح فکر کنید

اگر قصد دارید داده‌ها را تصویری کنید، با سلیقه این کار را انجام دهید.

•  ابتدا باید ببینیم مخاطبین ما قصد انجام چه کاری با داده‌ها را دارند و متناسب با آن داده‌ها را به تصویر درآوریم، به گونه‌ای که فهم آن بسیار آسان باشد.
• تصور نکنید که دو نفر با طرز فکر متفاوت، با نگاه به یک موضوع یکسان به نتیجه‌گیری یکسان می‌رسند.
• کلمات مهم را برجسته کنید.
•  موارد مهم را هایلایت و موارد زائد را حذف کنید.
•  یک طبقه‌بندی شفاف از اطلاعات ارائه دهید.
•  داده‌ها را خوانا بنویسید.
•  از تیترهای مناسب استفاده کنید.
•  از رنگ، اندازه و ضخامت متناسب با داده استفاده کنید.
•  اگر نیاز دارید مخاطب به نتیجه‌گیری خاصی برسد، حتما آن را هایلایت کنید.
• هرچه متن شما پیچیده‌تر باشد، مخاطب تمایل کمتری به خواندن و توجه به آن داشته و وقت کمتری صرف آن می‌کند.

______________________________

* سیدمحمد حسینی
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران
تسهیلگر کتابخوانی 
مدرس رشد و تعالی
نویسنده کتاب‌های «قدرت مطالعه» و «صفرتاصد تندخوانی»
عضو شورای کتابخوانی شهرداری تهران و همراهی با بیش از ۲۶سازمان و ۱۲دانشگاه برای آموزش و تسهیل کتابخوانی
آموزش آنلاین به بیش از ۲۰هزار نفر فراگیر 
بنیانگذار سایت مرتا

جشن مسیحیان سوریه در شهر حلب به مناسبت نزدیک شدن به کریسمس و سال نو میلادی (فیلم)