عصر ایران؛ دکتر علیرضا داداشی* - در دنیای پویای تجارت، بودجه فروش نقشی حیاتی در هدایت مسیر کسب‌وکار به سوی موفقیت ایفا می‌کند. این ابزار برنامه‌ریزی مالی، نه تنها تصویری روشن از درآمدهای آتی پیش‌روی سازمان ترسیم می‌کند، بلکه به مدیران امکان می‌دهد تا با دیدی باز و آگاهانه، منابع را بهینه تخصیص داده، هزینه‌ها را مدیریت نموده و اهداف واقع‌بینانه‌ای را برای تیم‌های فروش و بازاریابی تعیین نمایند. در ادامه، به بررسی عمیق‌تر مفهوم بودجه فروش، اهمیت آن، تفاوتش با پیش‌بینی فروش و بودجه هزینه‌های فروش و گام‌های کلیدی در تهیه آن خواهیم پرداخت.
بودجه فروش یک برنامه مالی است که کل درآمد یک کسب و کار را در یک دوره زمانی مشخص تخمین می زند.
بودجه فروش یک ابزار برنامه ریزی است که به کسب و کارها اجازه می دهد نسبت به مدیریت منابع و درآمد بر اساس فروش مورد انتظار اقدام کنند.
پیش‌بینی فروش، فرآیند تخمین درآمد فروش آتی است. ممکن است از بودجه فروش برای اطلاع از پیش بینی فروش استفاده شود.
بودجه هزینه فروش بر هزینه های کسب و کار در یک دوره زمانی معین تمرکز می کند.
به عنوان مثال، یک تیم فروش ممکن است هدف فروش خود را افزایش 50 درصدی تعداد مشتریان تعیین کرده باشد، اما بودجه فروش با منعکس کردن افزایش سالانه 20 درصدی، انتظارات را مدیریت می کند. نه به این معنا که افزایش 50 درصدی قابل دستیابی نیست. بلکه به این معنی که وقتی بودجه بر اساس درآمد تنظیم می شود، 50 درصد باید یک پاداش باشد، نه یک انتظار.
برای اینکه یک کسب و کار بتواند بودجه خود را با برنامه استراتژیک هماهنگ کند، باید برای عملیات روزانه کسب و کار بودجه داشته باشد. این بدان معناست که کسب‌وکار باید بفهمد چه زمانی و چه تعداد فروش رخ می‌دهد، و همچنین چه هزینه‌هایی برای تولید این میزان فروش لازم است.
به طور خلاصه، هر یک از اجزاء فروش، تولید، توزیع و سایر هزینه‌ها، باید به درستی بودجه‌بندی شود تا اجزای بودجه عملیاتی و صورت‌حساب درآمد حاصل شود.
بسیار مهم است که تخمین فروش دقیق باشد تا مدیریت بداند چند واحد تولید کند.
اگر در بودجه نویسی تقاضای مشتری را کمتر از واقعیت برآورد کنیم، موجودی کافی برای جلب رضایت مشتریان نخواهیم داشت، و مواد اولیه کافی را سفارش نداده یا کار مستقیم کافی را برای تولید واحدهای مورد نیاز واقعی برنامه ریزی نکرده ایم.
و این یعنی مشتریان برای رفع نیازهای خود از جای دیگری خرید خواهند کرد.
به همین ترتیب، اگر فروش بیش از حد برآورد شود، مواد اولیه بیش از حد لازم خریداری کرده و نیروی کار بیشتری به کار خواهیم گرفت و این برآورد بیش از حد باعث خواهد شد بیش از آنچه لازم بوده منبع تخصیص داده و پول نقد بیشتری خرج کنیم.
البته هیچ مدیری گوی بلورین ندارد و نمی‌تواند تقاضا را دقیق پیش‌بینی کند. اما هرچه مدیریت و بخش بازاریابی بهتر بتوانیم تقاضا را پیش‌بینی کنیم، می‌توانیم از منابع، مواد اولیه، نیروی کار و پول نقد به بهترین نحو استفاده کنیم.
فرآیند بودجه بندی با برآورد فروش آغاز می شود. هنگامی که مدیریت یک برآورد دقیق از فروش سه ماهه، ماهانه، هفتگی یا سایر دوره های زمانی مربوطه داشته باشد، می تواند تعیین کند که چند واحد باید تولید شود. همچنین هزینه هایی مانند هزینه مواد مستقیم لازم برای تولید واحدها را تعیین می کنند.
بودجه فروش جزئیات فروش مورد انتظار و قیمت فروش برای دوره بودجه را نشان می دهد. برای تعیین تعداد واحدها و همچنین زمان و مقدار نقدی که از این فروش ها جمع آوری می شود استفاده می شود.
در بودجه بندی فروش از اطلاعات زیر استفاده می شود:
ما در اینجا شش مرحله اساسی برای تهیه بودجه فروش بر خواهیم شمرد.
1. یک دوره زمانی را انتخاب کنید.
ابتدا باید در مورد دوره بودجه بندی تصمیم بگیرید. این دوره زمانی معمولا ماهانه، سه ماهه یا سالانه است. هر چیزی کوتاه‌تر یا طولانی‌تر معمولاً مفید یا نادرست است. دوره ای که انتخاب می کنید به آنچه که کسب و کار شما می فروشد و نیاز دارد بستگی دارد. اگر محصولات شما در تمام طول سال ثابت هستند، بودجه ماهانه ممکن است بهترین باشد. اگر محصولات شما بسته به فصل تغییر می کند، ممکن است بودجه سه ماهه برای شما مناسب تر باشد.
2. موجودی و قیمت های خود را بررسی کنید.
برای اینکه بدانید میزان فروش شما در آینده چقدر خواهد بود، باید بدانید که قیمت های شما چقدر است و چه محصولاتی در دسترس دارید و اینکه آیا این وضعیت تغییر خواهد کرد یا خیر. آیا قیمت ها را ثابت نگه خواهید داشت؟ می خواهید افزایش یا کاهش قیمت بدهید؟ آیا محصولات جدیدی تولید خواهید کرد یا تولید محصولاتی را متوقف خواهید کرد؟ این سوالات به شما کمک می کند تا فروش مورد انتظار خود را با دقت بیشتری پیش بینی کنید.
3. به داده های فروش قبلی خود نگاه کنید.
داده‌های دوره قبل را که با دوره بودجه فروش فعلی شما مطابقت دارد، مرور کنید. این نه تنها پیش بینی های شما را آسان تر می کند، بلکه آنها را واقعی تر می سازد.
مثلا، اگر در حال تهیه بودجه فروش برای فصل بهار هستید و آمار چند سال گذشته افزایشی کمتر از 2 درصد را برای فصل بهار نشان می‌دهند، احتمالاً پیش‌بینی افزایش 10 درصدی فروش برای بهار آینده ایده خوبی نیست.
4. داده های خود را با صنعت فعلی مقایسه کنید.
این مهم است که اهداف خود را با بازار و رقبای فعلی خود بسنجید.
با مقایسه داده‌های فروش خود با سایر رقبا، می‌توانید دیدگاهی در مورد اینکه اهداف فروش شما کجاست و کجا ممکن است نیاز به تعدیل داشته باشند، به دست آورید.
مقایسه داده ها نیز می تواند اطمینان بخش باشد. ممکن است شما وحشت کنید که چرا فروش شما در سال گذشته کاهش یافته است، اما واقعیت ممکن است این باشد که فروش در همه صنعت شما کاهش یافته است. برخی از سال ها برای بخش ها یا محصولات خاص ساده تر یا سخت تر است.
5. با نمایندگان فروش و مشتریان خود صحبت کنید.
هم نمایندگان فروش و هم مشتریان شما می توانند بازخورد ارزشمندی برای اطلاع از بودجه فروش شما ارائه دهند. نمایندگان فروش شما به مشتریان شما نزدیک هستند، بنابراین آنها می توانند در مورد انتظارات، ناامیدی ها و خواسته های خریدار به شما اطلاعات بیشتری بدهند. به عنوان مثال، بعید نیست که نمایندگان فروش یک شرکت صابون سازی بهتر از مدیران کسب و کار بدانند که آیا بوهای خاصی وجود دارد که شرکت باید به دلیل علاقه مشتری روی آنها سرمایه گذاری کند یا خیر.
مشتریان و افرادی که از محصول شما استفاده می کنند نیز بینش هایی برای به اشتراک گذاشتن خواهند داشت. از مشتری بازخورد بخواهید تا بدانید خریداران شما چه فکری می کنند، چه احساسی دارند و چه چیزی را تجربه می کنند. برقراری ارتباط با مشتریان شما همچنین باعث افزایش اعتماد به شرکت شما می شود و یک ابزار فروش اجتماعی فوق العاده است.
6. به عوامل خارج از کنترل در روندهای بازار و رویدادهای جاری توجه کنید.
گاهی اوقات بازار خارج از کنترل شماست. در چنین واقعی، باید عوامل بیشتری را در نظر بگیرید. اگر خرید در فروشگاه کم بماند، ممکن است چقدر برای حمل و نقل نیاز داشته باشید؟ اگر محصولات شما لوکس هستند، ممکن است انتظار کاهش فروش داشته باشید؟ به خاطر داشته باشید که چگونه رویدادهای جاری می توانند حتی وفادارترین مشتریان شما را تحت تاثیر قرار دهند.
بودجه شامل بررسی انتظارات برای عملیات اولیه (فروش و تولید یک کالا) کسب و کار است. مفروضاتی مانند فروش در واحدها، قیمت فروش، هزینه های تولید در هر واحد و مواد مستقیم مورد نیاز در هر واحد شامل مقدار قابل توجهی زمان و ورودی از بخش های مختلف کسب و کار است. با این حال، به دست آوردن تمام اطلاعات مهم است، زیرا هر چه اطلاعات دقیق تر باشد، بودجه حاصل از آن دقیق تر است و مدیریت به طور موثر نظارت و به اهداف بودجه خود دست می یابد.
نکته حائز توجه این است که بودجه لازم نیست و البته نمی تواند برای مقاطع مختلف دوره مورد نظر یا حتی برای شعب مختلفی که در نقاط مختلف داریم یکسان باشد.
مثلا بودجه فروش محصولات میوه و سبزیجات ممکن است به فصول سال بستگی داشته باشد. بودجه فروش برای تولیدکنندگان دام (مانند گوشت گاو، گوسفند و بره) مطابق با برنامه تولید مثل حیوانات در نوسان است، در حالی که برای مرغ ها ممکن است استانداردتر باشد.
________________________________________
* دکتر علیرضا داداشی
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران
- دکترای مدیریت بازاریابی
- مدیر و بنیانگذار گروه «مشاوره، آموزش و تحقیقات بازار خوشه‌چین»
- مشاور کسب و کارهای نوپا، کوچک و متوسط
- پژوهشگر بازار و کسب‌و‌کارها
- نویسنده بیش از 60 مقاله در فروش و بازاریابی
- مولف کتاب: بیست گفتار فروش و بازاریابی- کتاب همراه فروشندگان و بازاریابان
- مترجم کتاب راهنمای استراتژیست‌ها اثر تیموتی گالپین
-بازرس اصلی انجمن علمی مدیریت کسب و کار ایران
